怎样发邮件?办公邮件有讲究 十大“潜规则”

作者:教育信息

   怎样发邮件?这似乎是一个很简单的问题,每个人基本上都学过邮件的写法,称谓、正文、落款、日期、地址……写完之后点击发送键——或者拿到邮局去投递,就这么简单。但是放在职场这个环境里,怎样发邮件就变成了一件很复杂的事情,其中包含了各种各样的潜规则,做对了,不但能体现你的专业素养,甚至能帮助你升职加薪;要是做错的话,可能会让你明哲不保,甚至丢掉饭碗。

  言重了吧?这绝非耸人听闻,在绯闻与政治无处不在的办公室,办公邮件确实如同你的一张无形的脸面一样重要。那么怎样发邮件?发办公邮件存在哪些潜规则?

  1、不要忘记EMAIL的正确收发时间

  同一个EMAIL前后10分钟发送可能就影响大局。比如可以把手机的EMAIL收发设置上声音,像短信一样提醒;对于需要在确定的时间点上发送出去的重要EMAIL可以在三手机的备忘录中将其记录下来,一到时间就会提醒你。老板可以说没有看到EMAIL,但你不能说你没有发。动一动手指头不麻烦,帮你省掉无数的误会、责备。

  2、不要越级发邮件

  杜拉拉对直接上司玫瑰有看法,跟平级的王蔷讨论,结果听说王蔷这个北方愣子已经直接给玫瑰的上级李斯特发过告状EMAIL了,李斯特这个老头子的做法只是把EMAIL原封不动回传给玫瑰。显然,李斯特的“转发”表明了自己的态度。王蔷的结局丝毫不意外:很快就被玫瑰开了。

  之所以把这条放在头一位,是很多职场新人自以为比上司能,以为越级发发EMAIL告状不容易被发现,在EMAIL里还能畅所欲言,比打电话方便得多啊!其实EMAIL的最重要特征就是容易被转发,这一点对于喜欢越级EMAIL的“小聪明们”来说是致命的。

  3、不要转发不该转发的EMAIL

  同样,假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的EMAIL,你做到自己知道就行了,并深深感谢他的信任,不要到处转发或复制粘贴,更不要为证明“这不是我说的,是XX说的”而当他人面打开EMAIL页面,要知道,你能对A这样做,你也能对B这样做,你就变成了办公室的不连信息传播者,失去了同事最起码的信任。

  4、不要忘记正确“抄送”和“暗送”

  几乎每位会用EMAIL的人都会做的,但却未必做得最合适。当需要把文件传达给其他人时,固然要抄送到每位,但别忘了要抄送到主管上级、老板那里,虽然他可能根本没有时间看,但这种“以资证明”的行为不可缺少。尤其是你想表扬你的下属或团队的时候,这种抄送更是比表扬本身还重要。

  暗送,不要把暗送当成法宝来避开那些被抄送的人,如果你不想让别人知道你“送”过谁,那最好根本就别“送”!

  5、保留好发送EMAIL的证据

  有时候EMAIL可能因网络问题不能按时送达,也可能不小心被收件者删掉了,或者收件者根本就是故意说没收到,怎么办?在发EMAIL时给自己抄送一份就得了,或者保留在发件箱里。

  同样,其他人发给你的工作EMAIL也要保留三个月以上再考虑永久删除,以备发生问题时“对质”。

  6、不要在EMAIL里谈论跟工作无关的事

  EMAIL的第二个特征是容易“留案底”,这一强大特征让EMAIL容易变成流言蜚语滋生地。假如你对某同事有意见、对老板有看法,用嘴巴说说痛快一下就算了,何必发EMAIL呢,省得让人家转发给当事人,或复制下来贴在MSN上。

  7、不要让EMAIL彻底代替电话

  很多人都有这样的感觉,当习惯用EMAIL、QQ、MSN或短信时,发现自己能不打电话时就尽量避免打电话,因为“怕人家烦”,尤其是需要道歉、澄清、辞职、砍价时。血淋淋揭开的事实是:我们的口头沟通能力下降了!我们感觉已经无法面对电话中的客户、老板或同事了!但这样不行!必要时拿起手机拨过去,用礼貌、清晰、抑扬顿挫的语言跟对方沟通,让对方充分感受到你声音的魅力并被打动吧。

  8、私人EMAIL躲开公司网络监控

  很多公司都有网络监控一说,我们就宁可信其有吧。我们总有点私事吧,躲开监控也不难,可以用擅发EMAIL的手机,随时随地上网,发送接收都可以避开公司的网络监控。比如跟恋人谈谈情说说爱,或者跟培训班的老师发发作业,都很方便。

  9、让EMAIL帮助自己树立勤奋形象

  不能半夜给客户打电话谈价格,不能在出差途中、火车上给老板打电话汇报情况,怎么办?很简单,发EMAIL啊。销售小说《输赢》里有这么一招,你只管在晚上零点之后给客户、老板发EMAIL谈工作吧,当他们收到时会为你的勤奋感动的!

  同样,在不方便打电话的时候打开手机给客户、老板发EMAIL,说一句:我在火车上,周围比较乱,在用手机发EMAIL……老板最喜欢这样的员工了。

  10、遵守基本的邮件礼仪

  无论你对上述办公邮件的潜规则多么了然于胸,也都别忘了遵守起码的邮件礼仪,例如至少你要拟一个语义清晰的标题;写英文邮件时,不要通篇都是大写字母;不要在商务邮件里出现诸如O(∩_∩)O此类的笑脸字符…

  当然,如果你所在的公司文化氛围比较轻松,你完全可以放轻松一点。

  
 

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